Sistem Informasi Manajemen;Pendekatan Sistem

PENDEKATAN SISTIM

Masalah tidak terstruktur        = Manager

Masalah terstruktur                 = Komputer

Masalah semi terstruktur         = Manager dan Komputer

Pemecahan Masalah

Masalah : suatu kondisi yang memiliki potensi untuk  menimbulkan kerugian atau

     keuntungan luar biasa.

Pemecahan Masalah : Tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat

 buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan.

Pentingnya pemecahan masalah didasarkan pada konsekuensinya bukan jumlah waktu.

Keputusan                               : Pemilihan suatu strategi atau tindakan

Pengambilan Keputusan         : Tindakan memilih strategi yang manager yakini akan

  memberikan solusi terbaik atas masalah.

Masalah

Elemen-elemen Proses Pemecahan Masalah

 

Gambar 2

Gejala  : kondisi yang dihasilkan oleh masalah

Gejala menyerupai puncak gunung Es = Manager harus mencari

penyebab masalah dibalik gejala.

Suatu masalah adalah penyebab dari suatu persoalan atau penyebab dari suatu peluang

Struktur Masalah

a.      Masalah terstruktur

Terdiri dari elemen dan hubungan-hubugan antar elemen yang dapat dipahami oleh pemecahan masalah.

b.      Masalah tak terstruktur

Terdiri dari elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.

c.       Masalah semi-terstruktur

Masalah yang berisi sebagian elemen atau hubungan antar elemen yang dimengerti oleh pemecah masalah.

Pendekatan Sistem

Pendekatan  sistim      : Serangkain langkah-langkah pemecahan masalah yang

  memastikan bahwa masalah dipahami, solusi alternatif

  dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja.

System informasi berbasis komputer (CBIS) dapat digunakan sebagai sistim pendukung saat penerapan pendekatan system.

Pendekatan sistim sebagai jembatan antara masalah dengan CBIS = kerangka kerja untuk berbagai keputusan.

Tahapan dan Langkah Pendekatan Sistim

ü  Usaha Persiapan

ü  Usaha Definisi

ü  Usaha Solusi

1.         Usaha Persiapan

Mempersiapkan manager untuk memecahkan masalah = menyediakan orientasi system.

Langkah :

i)        Memandang perusahaan sebagai system

Menggunakan model sistim umum perusahaan

ii)      Mengenali system lingkungan

Menempatkan perusahaan sebagai suatu sistim dalam lingkungan

iii)    Mengidentifikasi subsistem perusahaan

Subsistem sebagai bentuk area-area fungsioanal tingkat-tingkat managemen sebagai subsistem. Arus sumber daya sebagai dasar membagi perusahaan menjadi subsistem.

2.         Usaha Definisi

Identifikasi masalah         : Suatu masalah ada atau akan ada

Pemahaman masalah        : Mempelajari untuk mencari solusi

Pemicu masalah               : Sinyal umpan balik yang menunjukkan hal-hal lebih baik   

                                           atau buruk

        Langkah :

i)        Bergerak dari tingkat sistim ke subsistem

Tiap tingkatan managemen adalah suatu subsistem

Yang dilakukan oleh seorang manager :

a. Mempelajari posisi system dihubungkan dengan lingkungan

b. Menganalisis system menurut subsistem-subsistem

ii)      Menganalisis bagian system dalam urutan tertentu

Pada saat mempelajari tiap tingkat system, elemen-elemen system deanalisis secara berurutan :

a.       Mengevaluasi standar

Karakteristik standar :

ü   Standar harus sah

ü   Standar harus realistio

ü   Standar harus dimengerti

ü   Standar harus terukur

b.         Membandingkan output system dengan standar

c.         Mengevaluasi managemen

d.        Mengevaluasi pemrosesan informasi

e.         Mengevaluasi input dan sumber daya input

f.          Mengefaluasi proses tranformasi

g.         Mengevaluasi sumber daya output

3.      Usaha solusi

i)        Mengidentifikasi solusi alternatif

Manajer harus mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.

Contoh : komputer tidak dapat menangani volume aktifitas kegiatan perusahaan, alternatifnya :

a.       Menambah komputer

b.      Mengganti komputer

c.       Mengganti dengan jaringan komputer

ii)      Mengevaluasi solusi alternatif

Mempertimbangkan kerugian dan keuntungan dari setiap alternatif. Contoh : criteria evaluasi :

a.       Biaya operasi

b.      Pelatihan pemakai

c.       Daya respon

d.      Keamanan data

e.       Kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai

ü   Memilih solusi terbaik

Mengambil satu alternatif yang terbaik

Tiga cara dalam memilih alternatif terbaik (Henry Mintzberg) :

a. Analisis

b. Penilaian

c. Tawar menawar

iii)  Menerapkan solusi terbaik

            iv)  Membuat tindak lanjut untuk mematikan bahwa solusi itu efektif. Manajer

                   harus memastikan solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

Faktor Pribadi Yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah

Tiap manager memiliki gaya pemecahan masalah yang unik ; gaya ini dapat mempengaruhi dalam :

1.      Merasakan masalah

Tiga kategori dasar dalam gaya merasakan masalah (problem sensing styles).

a. Penghindar masalah (problem avoider)

b. Pemecahan masalah (problem solver)

c. Pencari masalah (problem seeker)

2.      Mengumpulkan informasi

Gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia :

a. Gaya teratur (perceptive style)

b. Gaya menerima (receptive style)

3.      Menggunakan informasi

Gaya menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah

a. Gaya sistematik (systematic style)

b. Gaya intuitif (intuitive style)

METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM

A.       Pengertian

Siklus hidup system (system life cycle) adalah proses yang diikuti dalam menerapkan system atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat yang mengikuti langkah-langkah pendekatan system.

B.       Tahap Siklus Hidup Sistem

Ø  Tahap perencanaan

Ø  Tahap analisis

Ø  Tahap rancangan

Ø  Tahap pererapan

Ø  Tahap penggunaan

TAHAP PERENCANAAN

Keuntungan merencanakan proyek CBIS

q   Menentukan lingkup dari proyek

q   Mengenali berbagai area permasalahan pokok

q   Mengatur urutan tugas

q   Memberikan dasar untuk pengendalian

Tahap-Tahap Perencanaan

1.         Menyadari Masalah

Kebutuhan akan proyek CBIS yang akan diterapkan, biasanya secara langsung disadari oleh para manajer, karena mereka lebih mengetahui tentang permasalahan yang dihadapi oleh perusahaannya.

2.         Mendefinisikan Masalah

Setelah manager menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalahan tersebut. Pada tahap ini manager hanya mengidentifikasikan dimana sebenarnya letak permasalahan dan apa yang menjadi penyebabnya.

3.         Menentukan Tujuan Sistem

Manajer dan analis system mengembangkan suatu daftar tujuan system yang harus dipenuhi oleh system untuk memuaskan pemakai. Pada tahap ini hanya ditentukan secara umum.

4.         Mengidentifikasi Kendala Umum

Suatu system yang baru dalam operasinya tidak akan lepas dari kendala-kendala. Beberapa kendala biasanya ditimbulkan oleh lingkungannya atau berasal dari perusahaan itu sendiri. Kendala-kendala itu harus diidentifikasi.

5.         Membuat Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada factor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan system untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Dimensi Kelayakan

·              Teknis

·              Pengembalian Ekonomis

·              Pengembalian Non Ekonomis

·              Hukum dan Etika

·              Operasional

·              Jadual

Analisis system mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai atau karyawan penting dalam area pemakai.

6.      Mempersiapkan Usulan Penelitian Sistem

Jika suatu system yang diusulkan sudah memenuhi criteria kelayakan, maka perlu dilakukan penelitian system secara menyeluruh. Penelitian system akan memberikan dasar yang terinci bagi suatu rancangan system baru mengenai apa yang harus dilakukan oleh system itu dan bagaimana system melakukannya.

7.      Menyetujui Atau Menolak Peneletian Proyek

Manajer dan komite pengarah menimbang setuju atau tidak setuju atas proyek dan rancangan system yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu atau tidak perlu diteruskan.

8.      Menetapkan Mekanisme Pengendalian

Sebelum penelitian system dimulai, komite pengarah SIM menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan.

Catatan :

Fungsi Komite Pengarah SIM

a. Menetapkan kebijakan yang memastikan dukungan komputer untuk mencapai tujuan

    strategis perusahaan.

b. Menjadi pengadilan keuangan dengan bertindak sebagai badan yang berwenang

    memberi persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan dengan 

    komputer.

c. Menyelesaikan pertentangan yang timbul sehubungan dengan prioritas penggunaan

    komputer.

TAHAP ANALISIS

Analisa Sistem

Merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh system analis untuk mempelajari system yang telah ada (system berjalan) dengan tujuan untuk merancang system yang baru atau yang perlu untuk diperbaruhi.

Tahap-Tahap Analisis

1)      Mengumumkan Penelitian Sistem

Manajer menginformasikan kepada para pegawai alasan apa saja yang mendasar sehingga proyek system baru akan diterapkan dan meyakinkan kepada pegawai bahwa system yang akan diterapkan nanti akan membawa keuntungan baik kepada perusahaan atau kepada pegawai.

2)      Mengorganisasikan Tim proyek

Mengumpulkan orang-orang yang akan dilibatkan langsung dalam tim proyek untuk melakukan penelitian proyek.

3)      Mendefinisikan Kebutuhan Informasi

System analis mempelajari kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pemakai. Kegiatan yang dilakukan oleh analis meliputi :

a.         Wawancara perorangan

b.         Pengamatan (observasi)

c.         Pencarian catatan

d.        Survey

Tetapi pada kebanyakan analis untuk mengetahui kebutuhan informasi, biasanya melakukan dengan cara memberikan pertanyaan kepada pemakai untuk memperoleh jawaban secara langsung.

4)      Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem

Setelah kebutuhan informasi diketahui, langkah selanjutnya adalah menspesifikasi secara tepat apa yang harus dicapai oleh system, yaitu kinerja system

Misalkan seorang manajer pemasaran yang membutuhkan laporan biaya bulanan, mungkin akan memerlukan pada criteria kinerja sebagai berikut :

a.         Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas atau tampilan komputer.

b.         Laporan harus tersedia tidak lebih dari tiga hari setelah akhir tahun

c.         Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual.

5)      Menyiapkan Usulan Rancangan

Manajer mempersiapkan apa saja rancangan untuk mendukung criteria kinerja system.

6)      Menyetujui Atau Menolak Rancangan proyek

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberi persetujuan atau tidak.

TAHAP  RANCANGAN

Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan sistem baru, tim proyek dapat membahas rancangan sistem baru. Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.

Langkah – langkah tahap rancangannya adalah :

1. Menyiapkan Rancangan Sistem yang Terinci

Analis bekarja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat – alat. Beberapa aalat memudahkan analis untuk menyiapkan dokumentasi secara top – down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih terinci. Pendekatan top – down ini merupakan ciri rancangan terstruktur ( structured design ), yaitu rancangan bergerak dari tingkat system ke tingkat subsistem.

2. Mengidentifikasikan Berbagai Alternatif  Konfigurasi Sistem

Sekarang analisis harus mengidentifikasikan konfigurasi – bukan merek atau model – peralatan computer yang akan memberikan hasil terbaik bagi system untuk menyelesaikan pemrosesan. Identifikasi merupakan suatu prose yang yang berurutan, dimulai dengan identifikasi bebagai kombinasi yang dapat menyelesaikan setiap tugas. Analisis menghapuskan kombinasi dari peralatan yang jelas  tidak kompatibel atau tidak dapat diterima, mengurangi alternatif hingga jumlah yang wajar.

3. Mengevaluasi Berbagai Alternatif Konfigurasi Sistem

Analis, bekerja sama erat dengan manajer, mengevaluasi berbagai alternative. Alternatif yang dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi criteria kinerja, dengan kendala – kendala yang ada. Dengan memakai system pemasukan pesanan sebagai contoh, anggaplah bahwa pilihannya adalah alternative 3.

4. Memilih Konfigurasi yang Terbaik

Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analis membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui. Saat manajer menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh Komite Pengarah SIM.

Hasil dari proses rancangan ini adalah konfigurasi peralatan yang terbaik bagi system untuk mencapai tujuannya dengan kendala yang ada. Spesifikasi system ini akan menjadi dasar untuk pekerjaan yang dilaksanakan dalam tahap penerapan.

5. Menyiapkan Usulan Penerapan

Analis menyiapkan usulan penerapan  ( Implementation Proposal ) yang mengikhtisarkan tugas – tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya.

6. Menyetujui atau Menolak Penerapan Sistem

Keputusan untuk terus pada tahapan penerapan ini sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang terlibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.

TAHAP  PENERAPAN

Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu system yang bekerja.

1. Merencanakan Penerapan

Karena hanya tinggal satu tahap pengembangan yang tersisa sebelum system baru digunakan, manajer dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan system. Mereka dapat menggunakan pengetahuan ini untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci.

2. Mengumumkan Penerapan

Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama seperti pada penelitian system. Tujuan pengumuman ini adalah menginformasikan pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan system baru dan meminta kerja sama pegawai.

3. Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Keras

Rancangan system disediakan bagi para pemasok berbagai peralatan komputer yang terdapat pada konfigurasi yang disetujui. Setiap pemasok diberikan request for proposal ( RFP ). Request For Proposal adalah spesifikasi yang disediakan oleh perusahaan bagi pemasok, yang isinya meminta pemasok mengajukan produk dan / atau jasa yang dapat memecahkan masalah tertentu perusahaan.      Penjelasan dari rancangan system pada bagian 3 memungkinkan pemasok untuk memilih unit – unit computer yang terbaik untuk melakukan tugas tersebut. Jadwal instalasi pada bagian 4 memberitahukan kepada pemasok kapan peralatan harus dikirim dan disiapkan untuk digunakan.

Ketika para pemasok memilih untuk bersaing untuk mendapatkan pesanan, mereka masing – masing menyiapkan usulan ( proposal ) tertulis. Ketika semua usulan telah diterima dan dianalisis, Komite pengarah SIM memilih satu pemasok atau lebih. Spesialis informasi memberikan dukungan bagi keputusan ini dengan mempelajari usulan dan membuat rekomendasi. Setelah disetujui, perusahaan melakukan pemesanan.

4. Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Lunak

Saat perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis system sebagai titik awal. Programmer dapat menyiapkan dokumentasi yang lebih terinci, seperti Bahasa Inggris terstruktur atau bagan arus program. Pengkodean dilakukan, dan program – program diuji. Hasil akhirnya adalah software library dari program aplikasi.

Jika perangkat lunak aplikasi jadi ( prewritten application software ) dibeli, pemilihan pemasok perangkat lunak dapat mengikuti prosedur yang sama seperti yang digunakan untuk memilih pemasok perangkat keras yaitu RFP dan usulan.

5. Menyiapkan Database

Pengelola database ( database administrator – DBA ) bertanggung jawab untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan data, dan ini mencakup persiapan database. Dalam beberapa kasus, perlu dikumpulkan data – data baru, dan dalam kasus lain, data yang telah ada perlu dibentuk kembali sehingga sesuai dengan rancangan system baru. Tugas – tugas ini dilaksanakan dan data dimasukkan dalam database.

Jika perusahaan belum menggunakan system manajemen database            ( database management system – DBMS ), DBA akan berperan penting dalam memilih perangkat lunak itu.

6. Menyiapkan Fasilitas Fisik

Jika perangkat keras dari system baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan. Ruang computer yang menyimpan mainframe atau computer mini berskala besar merupakan kombinasi yang rumit dari lantai yang ditinggikan, pengendalian suhu dan kelembaban yang khusus, keamanan, peralatan pendeteksi api dan pemadam kebakaran dan sebagainya. Pembangunan fasilitas tersebut dapat menjadi tugas berat dan harus dijadwalkan sehingga sesuai dengan keseluruhan rencana proyek.

7. Mendidik Peserta dan Pemakai

Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang akan membuat system bekerja. Mereka ini disebut dengan peserta, dan mereka meliputi operator pemasukan data, pegawai coding, dan pegawai administrasi lainnya. Orang – orang lain akan menggunakan output system. Semua orang – orang ini harus dididik tentang peran mereka dala system. Pendidikan harus dijadwalkan jauh setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan – bahan yang dipelajari mulai diterapkan.

8. Menyiapkan Usulan Cutover

Proses menghentikan penggunaan sistem lama memulai penggunaan system baru disebut cutover. Ketika sudah jelas bahwa seluruh pekerjaan pengembangan hampir menuju akhir, tim proyek merekomendasikan pada manajer agar dilaksanakan cutover. Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan lisan.

9. Menyetujui atau Menolak Masuk ke Sistem Baru

Manajer dan komite pengarah SIM menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut. Bila manajemen menyetujui rekomendasi tersebut, manajemen menentukan tanggal cutover. Bila manajemen menolak rekomendasi itu, manajemen menentukan tindakan yang harus diambil dan tugas yang harus diselesaikan sebelum cutover akan dipertimbangkan kembali; kemudian manajemen menentukan tanggal baru.

10. Masuk ke Sistem Baru

Ada empat pendekatan dasar: percontohan, serentak, bertahap dan paralel.

1. Percontohan ( Pilot )

Percontohan adalah suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi, seperti satu kantor atau daerah tertentu.

Contohnya: Angkatan Udara mungkin mencoba suatu system persediaan baru pada satu pangkalan udara. Jika percontohan ini sukses, sistem ini akan diterapkan pada operasi selebihnya, dengan menggunakan salah satu dari tiga pendekatan cutover lainnya.

2. Serentak ( immediate )

Pendekatan yang paling sederhana adalah beralih dari sistem lama ke sistem baru pada satu hari tertentu. Namun pendekatan ini hanya layak bagi perusahaan kecil atau system kecil, karena permasalahan waktu menjadi makin besar saat operasi meningkat.

3. Bertahap ( phased )

Dalam cutover bertahap, sistem baru digunakan bagian per bagian pada suatu waktu. Misalnya perusahaan dapat melakukan cutover pada sistem pemasukan pesanan, diikuti oleh sistem persediaan dan seterusnya. Atau cutover bagi semua sistem dilakukan pada satu lokasi geografis, diikuti oleh lokasi lain dan seterusnya. Cutover bertahap lebih populer bagi sistem berskala besar.

4. Paralel ( parallel )

Cutover paralel mengharuskan system lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Pendekatan ini memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan tetapi merupakan yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus dipertahankan.

Cutover menandakan berakhirnya bagian pengembangan dari siklus hidup sistem. Penggunaan sistem dapat dimulai sekarang.